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APPROFONDIMENTI - La trasferta spesso una sconosciuta. Un vademecum per capire

di David Trotti, Commissione RSA Aiop, Consulente del Lavoro - 27.03.2013 12:30

La trasferta è uno degli istituti che vengono vissuti con maggiore frequenza dalle aziende, poiché gli spostamenti da una sede ad un'altra o presso le istituzioni possono essere frequenti.

In senso giuridico, la trasferta corrisponde al mutamento del luogo della prestazione rispetto a quello indicato nella lettera di assunzione e/o nella comunicazione obbligatoria di assunzione, il cosiddetto modello Unilav.

Le tipologie di istituti che riguardano lo spostamento dalla sede di lavoro sono principalmente quattro: il trasferimento, la trasferta, il distacco e per talune figure professionali lo spostamento costante (il cosiddetto trasfertismo).

Le norme di legge, è da precisare, non riportano alcuna definizione della trasferta, né alcun limite temporale per la sua durata. É stata la giurisprudenza soprattutto, che ne ha definito alcune specificità, come ad esempio la temporaneità dello spostamento quale elemento distintivo rispetto ad esempio al trasferimento. Rispetto al distacco si differenzia perché in quest’ultimo è l’interesse preminente del distaccante ad essere elemento qualificante. Inoltre, la differenza con il regime dei trasferisti, ovvero coloro che non hanno una sede di lavoro e che costantemente si spostano tra un luogo ed un altro (commessi viaggiatori, operai edili che girano su più cantieri…..), è stata riscontrata nella occasionalità o abitualità dello spostamento. Queste differenze comportano anche modalità specifiche nel trattamento economico, così per il trasfertista il maggior compenso è la retribuzione al 50% e per chi è andato in trasferta il “quantum” (con le specifiche che diremo successivamente) ricevuto con natura risarcitoria.

Il dato più importante per i nostri ragionamenti è proprio questo: il trattamento economico dei rimborsi e/o delle indennità a cui il lavoratore ha diritto.

Il regime economico della trasferta è diviso da uno spartiacque: i limiti del territorio comunale. Infatti, a seconda che la trasferta venga fatta nel territorio comunale o fuori di esso, i comportamenti fiscali e contributivi richiesti all’azienda sono diversi. Da dire che essa va comunque annotata nel libro unico del lavoro.

La trasferta in ambito comunale

La distinzione del luogo dove si effettua la trasferta è assolutamente essenziale perché, se la trasferta avviene nell'ambito del Comune in cui si trova la sede di lavoro, le indennità o alcuni rimborsi ad essa collegate sono imponibili (fiscalmente e previdenzialmente) in capo ad azienda e dipendente.

La sola eccezione riguarda i rimborsi delle spese di trasporto provate per mezzo di documenti rilasciati dal vettore (i biglietti dei mezzi pubblici quali autobus, ferrovie metropolitane o le ricevute dei taxi), che devono avere la data o la validazione dello stesso giorno in cui è stata effettuata la trasferta stessa.

La norma parla del territorio comunale e relativamente alla grandezza di quest’ultimo, è stato più volte sottolineato che qualunque sia la sua estensione la normativa applicabile è sempre la stessa, quella che poc’anzi abbiamo accennato. A questo proposito bisogna specificare che del comune e della sua ampiezza fanno parte sobborghi e frazioni; così anche in comuni molto sviluppati sul territorio (esempio Roma) la distanza percorsa non ha alcun valore e l’imponibilità è regolata con le stesse norme del comune di Pedesina (Sondrio).

Il dipendente che effettua una trasferta in ambito comunale, per avere diritto al rimborso delle spese sostenute, al suo rientro dovrà presentare una distinta dei costi sostenuti allegando i documenti giustificativi originali.

La trasferta fuori del comune di lavoro

Ci sono tre modi (alternativi tra trasferte diverse e non all’interno della stessa trasferta) con cui si deve trattare la trasferta dal punto di vista retributivo/risarcitorio (e nella collegata gestione contributiva e fiscale):

  1. metodo analitico,

  2. metodo misto,

  3. metodo forfettario.

Il modo analitico ovvero quello a piè di lista

Questa tipologia di rimborso non prevede alcun limite di spesa per l’esenzione fiscale e contributiva per trasporto, alloggio e vitto, mentre prevede un tetto di euro 15,49 (25,82 all’estero) per le cosiddette altre spese.

Esaminiamo di seguito le varie tipologie di spese che si possono incontrare in questo contesto.

Trasporto

Le spese sono tutte quelle di spostamento ed includono tutti i possibili vettori (aereo, nave, treno, taxi) e le spese accessorie come i pedaggi autostradali.

Rientrano in questa fattispecie anche gli importi ottenuti attraverso il sistema del cosiddetto rimborso chilometrico (che si ottiene con l’uso delle tabelle ACI), in caso di autorizzazione ad usare la propria autovettura. L’indennità chilometrica essendo un rimborso spese non risulta imponibile.

Alloggio

Rientrano in quest’ambito tutte le tipologie abitative (oltre agli hotels anche ad esempio i residences).

Vitto

É il consueto rimborso delle spese per consumi in ristoranti, trattorie o locali pubblici.

Si possono però includere le somme sostenute per cibo in rosticcerie o in esercizi “take away” (Es. McDonalds), ovvero per acquisti di alimentari abbinati a permanenza in residence in cui il dipendente può prepararsi il pasto da solo. Per la presenza in albergo si ritiene logico far rientrare nelle spese tutte quelle accessorie alla permanenza (acqua dal frigobar). Approfittiamo del discorso del vitto nei residence per precisare che comunque le spesse effettuate, per tutte le tipologie di trasferta devono essere inerenti e cioè devono essere in relazione alla trasferta. Non si può considerare inerente l’acquisto (per una trasferta di due giorni) di dieci confezioni di acqua minerale (60 bottiglie da litri 1,5) effettuato in supermercato a fianco di un pernotto in residence.

Spese varie

Il lavoratore ha anche a disposizione una cifra forfettaria, superata la quale l’ulteriore risulta imponibile, di euro 15,49 (25,82 euro all’estero) per le cosiddette altre spese.

In questo contesto rientrano tutta una pletora di costi non facilmente identificabili in maniera esaustiva, quali: le mance, le spese telefoniche, le spese di stiratura e lavanderia.

Per queste spese non è necessaria alcuna documentazione, ma è assolutamente indispensabile l’attestazione del dipendente nella richiesta di rimborso con una analiticità molto dettagliata.

L’esenzione è relativa alla giornata per cui tutte le varie si cumulano e come abbiamo detto il superamento della soglia rileva come reddito imponibile. Se per esempio per spese telefoniche il dipendente ha speso 10,00 euro e per mance 15,00 euro, per un totale di euro 25,00 (supponendo che la trasferta si svolge in Italia) la parte imponibile sarà di euro (25,00-15,49) = euro 9,51

Rimborso Misto

La normativa prevede un ulteriore sistema di rimborso denominato misto, in quanto rappresenta un insieme dei sistemi forfetario e analitico. É un sistema che pone dei limiti nel rimborso di alcune spese (mentre per viaggi e trasporti vi è il rimborso indipendentemente dalla somma spesa) secondo questi rapporti:

  • il rimborso delle spese documentate di alloggio o in alternativa di vitto a cui si può sommare una indennità forfetaria di 30,99 euro al giorno (corrispondente ad una riduzione di un terzo del tetto di euro 46,48 previsto con il sistema forfettario);

  • il rimborso delle spese documentate di alloggio e di vitto a cui si può sommare una indennità forfetaria di 15,49 euro al giorno (riduzione di due terzi del tetto di 46,48 euro).

  • Tutti gli importi forfettari o documentati che superano i predetti limiti o le predette tipologie sono soggetti a tassazione.

Rimborso forfettario

É il rimborso che prevede, indipendentemente dai costi sostenuti (esclusi quelli per il trasporto rimborsabili comunque, aerei, taxi….), una indennità di trasferta esente pari ad euro 46,48. Questa cifra rimane nella sua interezza anche se la trasferta è inferiore alle ventiquattro ore.

Anche in questo caso può essere erogato il rimborso chilometrico in caso di utilizzo della propria autovettura.

Le trasferte all’estero (ovvero fuori del territorio nazionale)

Per le trasferte fuori del territorio nazionale le norme sono identiche, cambiano solo gli importi ed esattamente nella seguente misura:

  1. sistema analitico: il limite di rimborso esente delle spese diverse da quelle di vitto, alloggio, viaggio e trasporto è elevato a 25,82 euro al giorno contro 15,49 euro per quelle sostenute in Italia;

  2. sistema forfetario: il limite dell'indennità di trasferta giornaliera è elevato a 77,47 euro contro 46,48 euro per le trasferte effettuate in Italia;

  3. sistema misto: i limiti massimi dell'indennità di trasferta esente sono innalzati a 51,65 euro (in caso sia applicabile la riduzione di un terzo) e 25,82 euro (nel caso sia applicabile la riduzione di due terzi).

Riassumiamo quanto finora detto con due schemi grafici.