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APPROFONDIMENTI - Custodia digitale delle cartelle cliniche

 - 27.03.2013 12:48



Il 22/3/2013 è stata inviata ai Soci Aiop la circ. n.226 – che riportiamo integralmente con un allegato dell’ANORC, Associazione Nazionale Operatori e Responsabile della Conservazione Digitale, riguardante le firme elettroniche.



Con la nostra prot. 18 del 10/1/2013 avevamo segnalato l’approvazione della legge 17 dicembre 2012 n. 221 (di conversione del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179) recante “Ulteriori misure urgenti per la crescita del Paese”, che stabiliva (art. 13, co.5) che, a decorrere dal 1° gennaio 2013, la conservazione delle cartelle cliniche può essere effettuata anche solo in forma digitale, nel rispetto di quanto previsto dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’amministrazione digitale), e dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (Codice Privacy).

Questa Sede ha ricevuto diverse richieste di chiarimenti sull’argomento, anche perché al dettato legislativo non sono seguite linee guida esplicative.

Occorre quindi fare una distinzione tra le cartelle cliniche che vengono prodotte in formato elettronico e quelle che vengono prodotte nel formato tradizionale cartaceo.

Per quelle prodotte secondo una procedura elettronica che rispetti il citato decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 - soprattutto in tema di requisiti che garantiscano in modo oggettivo qualità, integrità, sicurezza e immodificabilità dei documenti (il punto di maggiore criticità è rappresentato dalla firma elettronica) - è certamente possibile dare operatività alla possibilità di conservare le cartelle cliniche esclusivamente in formato digitale (a decorrere dall’1/1/2013). Siamo a conoscenza che dovrebbe essere pubblicato a breve in Gazzetta Ufficiale un decreto sulle firme elettroniche, ma anche che alcune software house hanno rafforzato la sicurezza con l’utilizzo, ad esempio, della firma autografa digitale o grafometrica.

La stessa cosa non è possibile per le cartelle cliniche formate in cartaceo, che avrebbero bisogno di una certificazione la cui procedura, soprattutto per l’apposizione delle firme elettroniche, per ora, non è stata disciplinata.

Pertanto, le strutture in indirizzo che producono le proprie cartelle cliniche ESCLUSIVAMENTE nel tradizionale formato cartaceo continueranno a conservarle in questa forma, e occorrerà attendere nuove disposizioni applicative per utilizzare procedure di conservazione digitale. A quante già adottano procedure di produzione di cartelle cliniche elettroniche, e che quindi possono utilizzare la sola conservazione digitale, occorre raccomandare la scelta di software house qualificate e comunque di prodotti rispettosi della normativa in materia, soprattutto per quanto riguarda una sicurezza rafforzata delle firme elettroniche.

Scarica: Guida pratica su firme elettroniche e firme grafometriche